Coordonnateur administratif

En tant que Coordonnateur·trice administratif·ve, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des priorités et l’organisation des opérations administratives. Vous soutiendrez la direction en assurant une coordination efficace des rencontres, des échéanciers et des communications. Vous serez également responsable de diverses tâches administratives, incluant la gestion des calendriers, la préparation de documents et la compilation de données essentielles pour l’entreprise.

Principales activités et responsabilités

Les activités et responsabilités spécifiques du/de la Coordonnateur·trice administratif·ve sont notamment les suivantes:

Soutien stratégique

• Gérer notre système de gestion des priorités et assurer le suivi des actions à accomplir;
• Élaborer et assurer le suivi des échéanciers et plans d’action;
• Créer et mettre à jour des tableaux d’analyse et comparatifs sur Excel;
• Agir à titre de facilitateur dans les communications et prises de contact avec les différents clients et partenaires;
• Effectuer une veille et un suivi de l’actualité en ligne en lien avec l’entreprise et l’industrie;
• Effectuer des recherches web sur divers sujets d’intérêt pour l’entreprise;
• Envoyer et compiler divers sondages.

Soutien opérationnel

• Organiser et assurer le suivi des rencontres (envoyer les invitations, effectuer les relances, réserver les salles);
• Prendre en charge la logistique des lunchs et autres besoins pour les réunions;
• Créer et mettre en forme des présentations PowerPoint;
• Rédiger et réviser des courriels, lettres et communiqués;
• Gérer les inscriptions aux formations, congrès, événements, etc. et coordonner la logistique;
• Gérer les agendas de la direction et assurer le suivi des échéances importantes;
• Planifier les appels et rendez-vous personnels;
• Rappeler quotidiennement à la direction les anniversaires du jour;
• Gérer les reçus et factures de dépenses;
• Rédiger des ordres du jour et résumés de rencontres.

Profil de compétences et de qualifications

• Partager les valeurs de respect, loyauté, courage, excellence et bonheur de Mécanitec;
• Posséder un DEC en techniques de bureautique, en administration ou toute autre combinaison de formations pertinentes;
• Avoir démontré ses compétences dans des tâches similaires pour un minimum de 3 ans;
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps;
• Avoir une aisance avec les chiffres dans un contexte de gestion de dossiers, de rapports ou de bilans;
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Outlook, etc.);
• Solides habiletés en rédaction et communication;
• Esprit analytique et capacité à traiter et présenter des données de manière claire;
• Autonomie, rigueur et souci du détail;
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec différents interlocuteurs;
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion des informations confidentielles;
• Anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit.

Conditions du poste

• Une formule gagnant-gagnant, qui permet une conciliation travail/vie personnelle;
• De la flexibilité avec notre mode hybride de télétravail, te permettant de travailler trois jours au bureau et deux jours à distance, après la probation de 6 mois;
• Des conditions salariales diversifiées et compétitives;
• Une ambiance de travail familiale et une équipe engagée qui a du plaisir à travailler ensemble;
• Admissibilité au régime de retraite et à l’assurance collective;
• De la formation continue, parce que nous avons à cœur le développement des employés;
• Des tirages et des activités organisées par le comité social;
• Un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);

Le poste est à temps plein, généralement du lundi au vendredi de jour avec la possibilité d’horaire flexible selon tes besoins et ceux de l’entreprise.